Что такое табель учёта рабочего времени. Объясняем простыми словами — Секрет фирмы

‘Вторая задача — убедиться, что все работники знакомы с правилами, касающимися премиальных выплат и табелей, которые в прошлом игнорировались. Устранение пробелов в некоторых случаях уже не актуально, но все еще может быть необходимо для данного органа. В целом.

(Из статьи о том, как можно спасти работников, если они обратятся в трудовую инспекцию).

‘В стандартных табелях учета рабочего времени перерывы показываются e x-post. Если сотрудник не работает сегодня, менеджер узнает об этом завтра. С этим ничего не поделаешь — нужно выяснять, какое время перерыва у сотрудника».

(Олег Халилов, менеджер NETI Group, о том, как контролировать работников удаленно).

Нюансы

Согласно Трудовому кодексу, работодатели обязаны вести учет рабочего времени сотрудников. Организации, которые не ведут табели, могут быть наказаны штрафом в размере 50 000 рублей.

Существуют специальные формы для учета рабочего времени. Бюджетные организации должны использовать форму № ОКУД 0504421, коммерческие организации — форму Т-12 или Т-13.

Формы Т-12 и Т-13 допускают два метода дополнения. Первый и самый популярный — непрерывный метод. Он регистрирует все появления, укрытия и отклонения от обычной программы; второй вариант — регистрировать только отклонения от обычного рабочего времени. Такое «отклонение» используется редко.

Рабочие листы заполняются ежемесячно. Внештатные сотрудники, работающие по трудовым договорам, не учитываются. В документе много кодов. Есть специальные коды для разных ситуаций — командировки, отпуск, отгул, больничный. Обычно все коды перечислены на титульном листе рабочего листа.

Рабочие листы хранятся в органе в течение пяти лет, а на вредные условия труда — 50 лет.

Зачем нужен табель рабочего времени?

Рабочий лист — это внутренний документ компании, который может одновременно выполнять множество важных функций.

• В нем фиксируются присутствие и отсутствие на рабочем месте, соблюдение трудового распорядка, сменности и др.
• учет дней или рабочих часов, включенных в расчет заработной платы (в зависимости от действующих условий оплаты труда, принятых в организации или соответствующих определенной должности); и
• Ведение учета по отделам и службам, по секторам и в целом по предприятию (для лучшего планирования работы в будущих учетных периодах).

В идеале, для лучшего понимания статистики, соответствующего уровня внутреннего соответствия и эффективности программ контроля, рекомендуется контролировать в рабочем листе первоначальную рабочую программу, составленную руководителем подразделения на данный месяц (с указанием наличия фактических работников на тот же период). Да. Тогда картина становится более полной.

Унифицировать или не унифицировать табель

Вопрос о том, должен ли соблюдаться трудовой стаж или нет, даже не обсуждается. Эта обязанность предусмотрена Трудовым кодексом (Трудовой кодекс, статья 91, статья 4).

(Код ОКУ Д-0301007), подходит для бухгалтерского учета и начисления заработной платы — (Код ОКУ Д-0301008), подходит только для ежемесячного учета и/или учета часов в месяц.

Она была утверждена Госкомстатом в 2004 году.

На практике эти формы используются многими организациями. Рабочие листы для бюджетных организаций ведутся именно в такой форме и являются обязательными.

Если компания использует специализированные программы, такие как 1С: например, кадровый учет. Тогда необходимые пункты можно заполнить в электронном виде. В конце месяца данные могут быть переведены в печатный вид для официального утверждения (подписания) и сдачи в архив уполномоченным лицом.

Программное обеспечение, используемое для учета персонала, может автоматически генерировать и распечатывать необходимые формы. Остается только подписать платежку и отправить ее в бюро учета для учета.

Однако не всегда есть возможность адаптировать стандартные формы к условиям работы конкретного учреждения. Тогда целесообразно адаптировать Т-12/Т-13 под свои нужды и либо взять одну из них за образец, либо разработать свой вариант документа с необходимыми параметрами.

Чтобы они вступили в силу, их необходимо ввести в соответствующий приказ начальства.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Интегрированные формы могут использовать только разработанные для них названия. Например, на формах Т-12 могут использоваться буквенные символы или цифровые коды. Наиболее распространенными условными обозначениями для сохранения рабочих листов являются.

• I (аббревиатура «существование», цифровой код 01) — соответствует нормальному рабочему дню. Если рабочее время рассчитывается более чем на один день, буква «I» ставится в верхней колонке, а фактическое рабочее время указывается в нижней колонке.
• H (аббревиатура для «ночь», цифровой код 02) — используется для сообщения о работе в ночное время (+ часы, если учитываются рабочие часы).
• RW (аббревиатура для «работы в выходные дни», цифровой код 03) — используется только для декларирования дней/смен, которые работают в выходные и праздничные дни.
• с (аббревиатура для «сверхурочных», код 04) — относится к сверхурочным и дням/часам.
• С (сокращение от «командировка», код 05) — относится к дням, когда работник находится в командировке.
• OT (‘лицензия’, аббревиатура кода 09) — дата разрешения на выплату годовой зарплаты (следите за соблюдением закона).
• ДО (‘отпуск’, аббревиатура кода 16) — неоплачиваемые дни отпуска, например, по семейным обстоятельствам.
• Б (‘больничный’, аббревиатура кода 19) — дни отпуска по болезни должны быть покрыты больничным листком.
• RL (‘absence’, аббревиатура кода 24) — день отсутствия, т.е. отсутствие без уважительной причины или законного основания.
• W (‘repo’, код 26 аббревиатуры) — дни и праздники.
• fn (аббревиатура «необъяснимое отсутствие», код 30) — только для случаев отсутствия, когда причина отсутствия еще не подтверждена. После получения необходимой документации характеристика меняется на правильную/соответствующую.

Это только наиболее часто используемые примечания на рабочем листе. Полный список соглашений о примечаниях можно найти в инструкции к форме Т-12 (ссылка выше).

Если работодатель использует свою собственную версию формы, он может ввести свои собственные примечания для той же информации.

Кто ведёт табель учёта?

Обычно это начальник подразделения или его заместитель. Так как они лучше всего подходят для контроля фактического и не фактического присутствия, рабочего времени, отсутствия и т.д.

Однако эта функция может быть делегирована и другим сотрудникам предприятия. HR-персоналу по распоряжению руководителя бизнеса. Это зависит исключительно от особенностей структуры и иерархии компании.

О том, как составлять соответствующие графики, мы рассказывали здесь.

В большинстве случаев график утверждается бухгалтером, так как программа посещаемости и фактическое рабочее время влияют на декларацию о доходах.

Сколько должен храниться табель?

Если сотрудник не работает на небезопасном или вредном для здоровья рабочем месте, график можно хранить в течение пяти лет, и в дальнейшем его следует предоставлять.

Основанием для этого является приказ: 236 Государственного архива 2019 года (пункт 402 справочника).

Для опасных/вредных производств срок хранения рабочих листов значительно больше — до 50 лет (до 75 лет, если рабочий лист был заполнен до 2003 года).

Какая может быть ответственность за нарушения/отсутствие табеля

Как и в случае со многими другими проступками, наказание определяется нормой об административном правонарушении.

Невыполнение обязанности по ведению исполнительного листа может обойтись

• для ответственного лица компании — 1 000-5 000 рублей, и
• индивидуальным предпринимателям — аналогично
• самой компании (штраф) — 30, 000-50, 000 рублей.

Повторные правонарушения наказываются более сурово.

Как вносить правки (при необходимости)

Как правило, если подтверждающих документов от отсутствующего работника все еще нет, то в листе учета трудовых книжек по ЕН может потребоваться уценка NN, которую легко восстановить, например, по Б или ОТ. Однако могут быть и другие случаи замены информации.

В случае обычной бумажной регистрации все необходимые исправления вносятся вручную.

• Неправильное значение/регистрация удаляется (исправлений может быть много) и рядом с ней пишется правильно, на
• ниже или на любом свободном месте «Исправление», пишется фамилия должностного лица, внесшего изменение, его подпись и дата.

Если рабочий лист ведется в электронном формате, то по результатам внесенных в систему исправлений распечатывается и подписывается новый документ (рабочий лист). Чтобы иметь возможность отслеживать изменения в системе рабочего листа, целесообразно рядом с номером документа приписать дополнительный признак. ‘Col.

Заполняем вводные данные функциями Excel

Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав элементов.

В заголовках на странице 2 формы (пример Т-13) заполните названия организации и структурных подразделений. Как в составной части.

Номер документа введите от руки. В графе «Дата выполнения» установите сегодняшнюю операцию. Для этого установите флажок. Найдите нужную операцию в списке подходящих и дважды нажмите ОК.

Введите первый и последний день отчетного месяца в колонке Отчетный период.

Оставьте поле за пределами рабочего листа. На этом этапе мы работаем. Это поле является оператором. Сначала создайте дневник для эталонного месяца.

В красном поле поставьте дату. В зеленом поле поставьте единицу, если день праздничный; в ячейке T2 рабочего листа поставьте единицу для месяца.

Теперь определите, сколько рабочих дней в месяце. Сделайте это в поле функции. Вставьте в правую ячейку формулу = Вычислить (d3:r4; «). Функция «Вычислить» измеряет количество незаполненных ячеек в области, указанной скобкой.

Вручную введите номера, имена и должности сотрудников организации. Кроме того, их рабочий номер. Информация берется из личной карточки сотрудника.